学会退会メールの書き方-例文をコピペしてサクッと書いちゃおう-

どうもー.心配性なせいでメールに時間を取られ過ぎちゃうsitaです.

今回は大学院卒業時に学会退会のメールの書き方にちょっと悩んだ経験から,意外と需要ありそう?と思ってメールの例文を載せておきました.

コピペだけしたい人は目次の「4.例文」からどうぞ.

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そもそも学会退会の連絡は必要か?

トラブルを避けたり後輩たちに迷惑をかけないために,退会する意思があることは必ず学会へ伝えましょう.

僕の所属していた研究室では,OBが学会退会の連絡をしなかったために学会誌が余分に送られ続け,OBの分の請求書が研究室に届き続けることが問題となりました.余分なお金を払いたくないですし,後輩達に連絡をさせるのも心苦しいので退会の連絡はなるべく早くしておきましょう.

また,会費を払わなければ自動的に退会になるとホームページに書かれていた学会でも,何度も意思確認の書類が研究室に送られてきたことがありました.そのため,分野にもよるかも知れませんが,基本的には学会員を辞める意思をちゃんと連絡しておく方が無難です.

退会の連絡はメールで良いのか?

メールで良いと思います.理由は以下の3点です.

  • 事務処理をしている人も退会処理ごときに電話したり手紙を用意したりしたくないはず
  • 返事があれば退会の意思が確実に伝わったことが確認できる
  • 事務処理のミスで会費が請求されたとき,退会意思を既に伝えた証拠として提示できる

特に大学生や大学院生の方の多くはまだ外部と電話するのは緊張すると思いますし,手紙を書いて封筒にいれて送付するのは面倒ですよね?
事務処理をしている人も同じです.知らない人と電話するのは多少緊張しますし,書類の準備はどれだけ慣れていても数が増えたら面倒くさいです.

さらに,メールには自分と相手の双方で保存する証拠としての役割があります.そのため,メールでの連絡というのは双方にとって良い選択肢だと僕は思います.

退会メールに必要な条件3つ

個人的にメールはなるべく短くする方が思いやりがあると思っています.そのため,以下の3つを満たす最小構成でメールを作成すると良いでしょう.

  • 自分が学会を退会する意思が確実に伝わる
  • メールを受け取った人が学会名簿から自分を確実に早く見つけられる
  • 失礼の無いようにする

1つ目は目的なので当たり前ですね.2つ目も氏名だけだと同姓同名の会員が居る可能性があるので,所属や会員番号なども一緒に載せましょう.3つ目は所属していた研究機関や大学などの印象にも関わるので,あなたが意地の悪い人でなければ最低限の礼儀は守りましょう.

例文

件名
〇〇学会の退会手続きのお願い

本文
〇〇法人 〇〇学会
担当者様

平素より大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇研究室の〇〇〇〇と申します。

今年度で大学院を卒業するため、本学会の退会を希望します。

会員情報は以下の通りです。
氏名 : 〇〇 〇〇
会員番号 : 123XXXXX
所属 : 〇〇大学〇〇学部〇〇科〇〇研究室
住所 : 〒XXX-XXXX 〇〇県〇〇市〇〇〇X-XX-X
TEL : XXX-XXX-XXXX
E-mail : xxxxxxxxxxxxx@xxxx.jp

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

視認性を上げるために「○○学会”の”退会手続きのお願い」という「の」が連続するクドイ文章にしましたが,お好みで「○○学会退会手続きのお願い」としてください.

送信相手が個人の場合は宛先に名前を,お問い合わせのアドレスに送っているなら担当者様と書けば良いと思います.

また,最初の名乗りの部分では「〇〇大学〇〇学部〇〇科〇〇研究室」と書かないで大学名と研究室名で十分だと思います.どうせ後で詳細情報を書くので.

次に退会理由と退会したい意思を簡単に書きましょう.相当意地の悪い学会でない限り1文で十分でしょう.「退会を希望します」だけでは気持ち悪いと感じる人は直後に「つきましては退会手続きをお願いいたします。」と加えましょう.

そして,退会の意思を伝える文の下には入会時に書いた or 書いた気がする情報をまとめて書いておきましょう.前述の通り,名前だけではメールの受信者が会員名簿から見つけてくれない可能性があるので少し多めに情報を載せましょう.特に会員番号なんてものがあったら載せておけば向こうは助かるんじゃないですかね?多分…

締めの言葉も好きにアレンジしてください.

最後に

学会への退会メールは必ず送りましょう.

滅多に送らない種類のメールなのでコピペしてさっさと送信しましょう.多少のミスがあっても向こうは多分そんなに気にしないですよ.

重要じゃないメールに時間を取られるのはもったいないです!見直しもほどほどに送信しちゃいましょう!

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